在職場領域答了一些問題，發(fā)現(xiàn)有不少職場人，總是寄希望于能有一個固定的套路，來解決某一類問題。
其實要想在職場真的有所突破，區(qū)別于他人，必然要付出不一樣的觀察與努力。
如果能用一個套路，就能完美解決一個職場問題的話，那么在職場上，與領導打交道就沒那么復雜了。
即使是同一個問題，在不同的背景下，也需要我們能有不同的應對策略。
接下來子佳就在不同的背景情境下，分析下領導想要的是什么，再給出應該如何更“高級地”回復領導這句話，加速職業(yè)成長。
01 領導是讓你幫忙找一個過往的重要文件，不妨嘗試補充回復三個重要信息點
先舉個常見的職場場景：
某一天領導過來問你：
“小李，我們部門是不是上半年下發(fā)過一版關于“銷售人員的獎金激勵方案”？我記不清當時怎么寫的了，你幫我找一下，然后發(fā)給我。"
小李效率很高，很快就找到 了，然后給領導發(fā)了過去。
領導這時候很高興，覺得你效率不錯：“收到，謝謝”。
這個時候，很多員工就到此為止，畢竟領導交代給自己的任務完成了，有些人就不再回消息了。
當然，也有些員工聰明些，會回復：“沒事，領導您看一下，有事您隨時找我”。
這種場景子佳定義為：領導突然想起來一份重要的文件，但是自己找不到放哪了，或者沒有存檔最終版，直接就讓下屬再發(fā)一份過來。
以上員工的做法，都沒什么大問題。但是子佳就過往經驗來看，也許可以有更好的答復方式。
在這個背景下，領導要尋找一份曾經的重要文件，一般是有以下3個目的：
確認一下文件中的關鍵點
回憶當初文件產生的背景
需要以此為模板做修正，修改一些東西
這三種情況，都決定了領導其實需要一些文件相關的信息，以方便自己做下一步的應對。所以，作為下屬不妨多思考一層，結合文件的情況，領導的風格，自己預測可能領導需要的信息點，把重要信息點整理發(fā)給領導。
比方說，小李可以這樣回復領導：
領導，文件我剛才發(fā)您了，您看一下，有問題可以隨時找我，以下我知道的一些信息也供您參考。
這個激勵方案是4月份下發(fā)的（背景），當時是蔣總做的全國宣導與推廣（背景），與以前相比，核心變化在于考核的形式做了調整（關鍵點）。平時我與業(yè)務團隊接觸，有聽到反饋新方案整體方向與效果不錯，就是在激勵系數(shù)上建議公司能否再做一些優(yōu)化（可能的修改點）。
以上答復只是做個參考，子佳是想說明：
在遇到領導尋找過往的重要文件時，不妨多給領導補充三方面的信息，方便領導更好地回憶過往背景，并做出下一步決策動作。
小提示：只提供信息源，不要自作聰明做決策，沒有領導會覺得員工是在多話，只會覺得這個下屬想的細，工作到位。
02 給領導發(fā)送信息、數(shù)據(jù)類文件時，不妨嘗試從3個角度給出簡單可靠的結論
也還是先舉一個常見的場景：
領導在位置上，突然偏過頭來，說到：
“小李，從BI系統(tǒng)里拉一份上半年的銷售情況報表給我，盡快發(fā)給我，我看一下銷售情況”。
小李還是一個效率很高的員工，公司IT系統(tǒng)也比較給力，很快就拉出來數(shù)據(jù)報表模板發(fā)給領導了。
領導回復：“收到，謝謝。”
這種情況下，作為職場人又應該如何回復，來提高自己的“含金量”呢？
這種場景子佳定義為：領導需要信息源、數(shù)據(jù)報表等“情報”，以幫助自己做出各類管理動作。當然收集整理情報這類“瑣碎”工作自然領導是不做的，需要下屬把文件做好發(fā)給領導。
那么領導為什么需要“情報源”呢？目的一般也有這么3個：
了解事情現(xiàn)狀，預測可能發(fā)生的狀況，做到心中有數(shù)（比如以防被自己上級問起來）
通過對比，衡量、評估各類群體的狀況，從全局角度看問題，以免被某一片面信息蒙蔽；
作為決策依據(jù)，用于說服自己或他人決策科學、恰當。
這三個目的，通俗點講，就是領導需要利用情報源，得出某種結論或者決策。所以，這個時候，下屬需要把自己分析的基本結論或者信息源情況呈現(xiàn)出來，幫助領導解決最基本的結論問題。
比方說，小李可以這么回復領導：
領導，全國上半年銷售報表已經發(fā)您了，原始數(shù)據(jù)在sheet1，透視和分類表在sheet2，方便您查看。拉報表中，我看到有幾個明顯的數(shù)據(jù)現(xiàn)象，供您參考：
第一是這一次銷售整體可比上升20%,但是華南、西北地區(qū)的卻處于10%以下增長，需要關注（現(xiàn)狀、群體對比）；第二是從銷售類別來看，A產品的銷售下滑較大，平均銷售折扣低于同期3個點；第三是……
以上答復只是做個參考，子佳是想說明：
在遇到領導需要情報源類的數(shù)據(jù)時，不妨給領導一些顯而易見的基礎結論，方便領導跳過最基本的情報源整理與分析工作，直接進入“更高層次“的數(shù)據(jù)挖掘及決策環(huán)節(jié)。
小提示：情報源的分析要結合領導個性、公司常規(guī)做法，總結出不會產生爭議的結論，不要讓領導覺得結論得出的很武斷、隨意、不合邏輯，給出簡單可靠的結論即可，目的在于讓領導覺得“我在主動思考”，沒有領導會不喜歡主動思考的下屬。
03 給領導發(fā)送擬當面匯報的文件時，不妨嘗試對應3個自己要達成的目的回復核心要點
有這樣一種場景：
某天小李完成了領導布置的任務，想和當面匯報下。領導和小李剛聊了不到10分鐘，突然接到老板的臨時會議通知，匆匆忙忙離去。
離開前，領導對小李說：“這樣吧，你先把匯報文件發(fā)我，我先看看，回頭有時間我們再繼續(xù)聊。”
小李很無奈，只得先把匯報文件發(fā)給領導，等待領導有時間大家再聊。
領導收到文件后，估計“心有愧意”，回復一句：“收到，謝謝。”
這種情況，屬于下屬主動要給領導的文件，而不是被動由領導發(fā)起的需求。
這種場景子佳定義為：我們需要向領導展示某類工作成果，寄希望于領導以此給出肯定、決策或者其他回應。
那么這個時候，為什么領導不能等稍后再當面匯報，而先讓下屬把文件先發(fā)過來呢，原因子佳也只說3個：
領導太忙，聽了一段，覺得這個事也沒必要當面再匯報，自己先看一下文件可能就行了；
領導剛才沒聽太懂，又不好意思當面打擊下屬，所以文件拿過來自己先研究下；
領導沒想好怎么決策，借此機會正好自己好好研究下，想一下接下來應該怎么答復下屬比較合適；
當然，領導這樣做背后可能還有別的原因，子佳也不再深入分析。
從這三個原因出發(fā)，其實本質上是領導需要消化下匯報文件的邏輯、內容、重點，以便于做出有效而合理的應對。所以這個時候，下屬可以把自己匯報的重點要素、邏輯思路簡單拎出來，提綱挈領，方便領導快速閱覽文件內容，做出回應。
比方說，小李可以這么回復領導：
領導，報告我已經發(fā)您了，您有空看一下，等您忙完我再向您匯報。
整體報告主要從目前S部門的人員訪談情況著手，分析出目前部門人員結構短缺的方向、數(shù)量，以及下一步內訓和外聘的整體計劃安排。整個計劃預計投入費用5萬元，年人力成本預估增長1.2%。
和業(yè)務部門溝通，此次人才計劃實施有望促使S團隊整體人效提升10%，確保公司產品合格率提升2個點。以上，請您知悉，具體內容及信息我后續(xù)當面再向您匯報。
以上答復只是做個參考，子佳是想說明：
在遇到要把本來當面匯報的文件發(fā)給領導時，要本著讓領導更容易看懂、理解的思路，把報告整體邏輯框架、主要結論、需要領導決策的要點體現(xiàn)出來，引導領導關注我們需要其重點查閱的地方。
小提示：發(fā)送文件時再次檢查，確保自己的匯報文件數(shù)據(jù)源真實準確、邏輯思路清晰、自洽，結論明了，需要領導決策的關鍵點也很清晰。尤其是一些適合演講式匯報的PPT文件，要敘述的一些細節(jié)點沒有完全呈現(xiàn)在PPT上，如果不想改動PPT，就可以在信息回復時明確提出來。或者寫在備注里，再發(fā)給領導，以便于領導查閱。
04 結語
子佳只是簡單羅列了3種可能的發(fā)送文件的場景，其實在實際工作過程中，可能的場景遠遠不止3種，背景、信息也可能大不相同。
在職場上，與領導的“溝通”，永遠沒有一招搞定的完美狀況。作為職場人，更多的是多思考，“以終為始”，以更好地達成目的為出發(fā)點，才有可能做得更好。
“抓住每一個職場上的工作機會，在每一個小點上異于他人，才能更快地脫穎而出”
我是子佳看職場 ，大型集團HR總經理，聚焦求職面試、加薪晉級、人際關系、勞資糾紛，關注我，我們一起職場前行